TI interna ou terceirizada: comparativo real de custos para PMEs
Comparação prática de custos entre TI interna e terceirizada para PMEs, incluindo encargos, férias, treinamento e cobertura de ausências — com cenários em que cada modelo faz mais sentido.
TI interna ou terceirizada: qual custa menos para PMEs?
TI terceirizada costuma custar menos para a maioria das PMEs porque transforma um pacote de custos fixos e difíceis de prever (salário, encargos, férias, treinamento e ausência) em uma mensalidade por usuário — mas a TI interna pode ganhar quando há alta complexidade e demanda contínua que justifica uma pessoa dedicada.
A comparação de custo real raramente é “salário vs. mensalidade”. O que pesa no orçamento é o conjunto: encargos, férias e 13º, recrutamento, treinamento, rotatividade, ferramentas, e principalmente a cobertura quando a pessoa está ausente. Abaixo está um comparativo lado a lado, com uma forma prática de calcular.
O que entra no custo real de TI interna (e por que muita empresa subestima)
Em PMEs, o “profissional de TI” quase sempre vira um cargo híbrido: suporte ao usuário, compras, inventário, impressora, rede, backup, antivírus, e ainda “dar um jeito” em sistemas. Para fazer conta justa, vale listar tudo o que aparece — e o que não aparece — no DRE.
Componentes típicos do custo interno
- Salário mensal (CLT ou equivalente)
- Encargos e benefícios (INSS patronal, FGTS, vale-transporte/vale-refeição quando aplicável etc.)
- 13º e férias + 1/3 (custo anual diluído)
- Recrutamento/seleção (tempo de gestão + custos de contratação)
- Treinamento e atualização (cursos, certificações, tempo improdutivo)
- Ferramentas de trabalho (notebook, licenças, acesso remoto, antivírus/EDR, backup, monitoramento; muitas vezes ficam “escondidos” em outras rubricas)
- Cobertura de ausência (férias, atestados, demissão, desligamento e período de substituição)
O ponto crítico para PMEs é o último item: ausência. Uma pessoa só não cobre tudo o tempo todo. Quando o time depende de um único profissional, a empresa fica vulnerável a atrasos, acúmulo de chamados, e decisões feitas “no improviso” para apagar incêndio.
O que entra no custo de TI terceirizada (para comparar do jeito certo)
TI terceirizada (MSP) normalmente é cobrada por usuário/mês, o que aproxima o custo da realidade do negócio: quanto mais gente usando TI, mais suporte é necessário.
Para comparação honesta, vale olhar:
- Mensalidade por usuário
- O que está incluso por usuário (e-mail, backup, antivírus/EDR, telefonia, armazenamento etc.)
- Escopo do atendimento (remoto, presencial, ambos; cobertura em férias/ausências por ser time)
- Custos “por fora” (projetos, upgrades, ferramentas adicionais)
Na Go Desc, por exemplo, os planos são:
- Remoto Ilimitado: R$ 59 por usuário/mês
- Remoto e Presencial Ilimitado: R$ 99 por usuário/mês
Em ambos, há chamados ilimitados e, por usuário, incluem DescMail (5 GB), DescDrive (1 GB), DescBackup (5 GB), 1 ramal DescVoip e antivírus gerenciado (EDR). Atendimento remoto em todo o Brasil; presencial a partir de São Caetano do Sul, Alphaville/Barueri e Indaiatuba (SP). Implantação gratuita, 30 dias de garantia e sem fidelidade.
Tabela lado a lado: TI interna vs. TI terceirizada (modelo de custo)
A tabela abaixo não “chuta” salários nem percentuais. Em vez disso, traz um modelo de cálculo para a PME colocar seus próprios números e comparar com a mensalidade por usuário.
Como usar: preencha os valores anuais da TI interna, some tudo e divida por (número de usuários × 12). O resultado é o custo interno por usuário/mês.
| Item de custo | TI interna (como calcular) | TI terceirizada (como aparece) |
|---|---|---|
| Salário base | Salário mensal × 12 | Não se aplica |
| Encargos/benefícios | Some o total anual real (folha + benefícios) | Não se aplica |
| 13º + férias + 1/3 | Some o total anual real (ou provisão anual) | Já está embutido na mensalidade |
| Treinamento/atualização | Cursos + certificações + horas improdutivas (estimadas) | Embutido (time se atualiza para atender) |
| Ferramentas de TI | Licenças, antivírus, acesso remoto, backup, monitoramento etc. | Muitas vezes incluso no pacote; validar escopo |
| Recrutamento/rotatividade | Custos de contratação + meses de ramp-up | Não se aplica (troca interna do fornecedor não para o atendimento) |
| Cobertura de ausência | Custo de substituição temporária + risco/atrasos | Time cobre férias/ausências |
| Gestão e cobrança | Tempo do gestor para priorizar, aprovar, acompanhar | Reduz (mas ainda existe gestão de fornecedor) |
| Total anual | Some tudo | Usuários × 12 × (R$ 59 ou R$ 99) |
| Custo por usuário/mês | Total anual ÷ (usuários × 12) | R$ 59 ou R$ 99 por usuário/mês |
Exemplo de fórmula pronta (para planilha)
- Custo interno por usuário/mês = (Salários + Encargos/Benefícios + 13º + Férias + Treinamento + Ferramentas + Recrutamento + Cobertura) ÷ (Usuários × 12)
A comparação fica objetiva: se o custo interno por usuário/mês for maior que a mensalidade (e o escopo for equivalente), terceirizar tende a ser mais econômico.
Onde a comparação costuma virar o jogo (para mais ou para menos)
Nem toda PME tem o mesmo perfil. O custo “real” depende de como a TI é usada e do nível de exigência.
Fatores que encarecem a TI interna
- Equipe de 1 pessoa para tudo: quando o volume cresce, a solução vira contratar mais alguém — e a conta muda de patamar.
- Ambiente híbrido e descentralizado: filiais, home office, notebook para todo mundo, muita senha e acesso.
- Exigência de segurança: EDR, backup bem feito, política de acesso, resposta a incidente. Se a empresa tenta fazer isso “com o que dá”, o risco aumenta.
- Rotatividade: cada troca de profissional pode significar semanas de adaptação e documentação insuficiente.
Fatores que encarecem a TI terceirizada
- Ambiente fora de padrão: muitos sistemas legados, integrações antigas, servidores muito customizados.
- Demanda presencial alta e constante: se a empresa precisa de alguém no local todos os dias, o modelo por usuário pode não ser o mais adequado.
- Projetos grandes recorrentes: migrações complexas, reestruturação de rede frequente, implantação contínua de novos sistemas — normalmente são escopos de projeto.
Quando a TI interna ganha (de forma honesta)
TI interna pode ser melhor — e às vezes mais barata no resultado final — quando a empresa tem trabalho contínuo e específico que justifica dedicação diária.
Cenários em que faz sentido manter TI interna
- Operação com sistemas muito específicos (ex.: software industrial, integrações próprias, automações internas) exigindo alguém mergulhado no processo.
- Rotina intensa de mudanças: novos usuários e máquinas toda semana, layout mudando sempre, várias áreas exigindo prioridade presencial.
- Necessidade de governança interna forte: quando a TI faz parte do produto/serviço da empresa e precisa estar no centro das decisões.
Mesmo nesses casos, é comum um modelo híbrido funcionar melhor: TI interna cuidando do core e um MSP cobrindo suporte, segurança, backup, ferramentas e contingência.
Quando a TI terceirizada ganha (o cenário mais comum em PMEs)
Para a maioria das PMEs, o que existe é uma combinação de:
- suporte ao usuário (senhas, e-mail, computador, impressora)
- segurança básica bem feita (EDR, backup, boas práticas)
- padronização (contas, permissões, inventário)
- previsibilidade financeira
Nesse perfil, a terceirização tende a ganhar por três motivos práticos:
- Cobertura de ausência por equipe: férias e afastamentos não param o atendimento.
- Escopo por usuário: custo acompanha crescimento (sem sustos de contratação).
- Pacote de itens que a PME teria que comprar separado: e-mail, backup, antivírus/EDR, armazenamento e telefonia por ramal, quando inclusos.
Comparando “mensalidade por usuário” com “um profissional interno”: como decidir sem achismo
Uma decisão segura costuma passar por 4 perguntas objetivas:
1) Quantos usuários precisam de suporte de verdade?
Conte quem abre chamado e depende de e-mail, arquivos, backup e proteção (na prática: quase todos que usam computador corporativo).
2) Qual é o custo interno por usuário/mês na sua realidade?
Use a fórmula da tabela. Se faltar algum dado, a recomendação é puxar do financeiro (folha, benefícios, cursos, compras de TI).
3) O escopo é equivalente?
Compare itens que costumam ficar “soltos”:
- antivírus/EDR é gerenciado?
- backup é monitorado e testado?
- e-mail corporativo está incluso?
- há armazenamento e ramal?
4) Qual o risco aceitável de ficar sem cobertura?
Em TI interna com 1 pessoa, o risco de gargalo é estrutural. Em terceirização, a qualidade depende do fornecedor e do escopo contratado.
Um caminho prático: terceirizar para padronizar e manter alguém interno para o específico
Se a PME tem necessidades muito particulares, mas não quer perder previsibilidade de custo e cobertura, o desenho híbrido costuma ser o mais eficiente:
- MSP: suporte ao usuário, segurança (EDR), backup, e-mail, rotina de acessos e padronização.
- TI interna: demandas do sistema principal, melhorias contínuas e interface com as áreas.
Isso reduz o risco de “TI virar pessoa” (tudo depender de um único profissional) e evita que tarefas de rotina consumam o tempo de quem deveria estar focado no que é estratégico para o negócio.
Fechamento: faça a conta por usuário e compare com transparência
O comparativo real entre TI interna ou terceirizada fica claro quando a conta inclui salário, encargos, férias/13º, treinamento e a cobertura de ausência — e quando a mensalidade por usuário é comparada com escopo equivalente.
Para montar uma simulação simples com base no número de usuários e no modelo de atendimento (remoto ou remoto + presencial), o próximo passo é montar o plano em: https://www.godesc.com.br/#monte-seu-plano